Conoce cuánto dinero te cuesta cada alumno nuevo

Una de las mayores ventajas de las estrategias de marketing digital es que puedes medir todo. Desde lo más simple, como los likes que tienes en una publicación en las redes sociales de tu escuela, las reproducciones de un video de tu canal, hasta saber cuál es el Retorno de Inversión o el Costo por Adquisición de cada alumno nuevo. Precisamente de esta última métrica es de la que hablaremos en esta ocasión.

Sabemos que como dueño o propietario de alguna marca o empresa (en este caso de una escuela o universidad), te interesa saber adónde se está yendo tu dinero, por ello, un indicador como el CAC (Customer Acquisition Cost) será lo que te asegure un buen monitoreo sobre el estado de tu escuela en relación con su inversión y a los resultados.

Continúa leyendo para que sepas si el capital que estás utilizando para generar nuevos prospectos para tu escuela realmente vale la pena, o si necesitas generar algunos cambios en tus campañas o en tu estrategia de marketing en general.

¿Qué es CAC o Costo de Adquisición por Cliente?

Antes de seguir con el tema, es importante que conozcas la definición de este concepto que estaremos manejando en los siguientes tópicos. CAC es un término acuñado en el marketing digital para definir, como sus siglas en inglés lo dicen, lo que te cuesta cada cliente. En este caso, cada alumno que cierra una inscripción contigo y que estará por un periodo determinado pagando su colegiatura y reinscripciones.

Se trata de una de las métricas más importantes que te ayudará a saber cuánto se está invirtiendo para conquistar cada nuevo estudiante o padre de familia de formar parte de la comunidad escolar que hace uso de tus servicios educativos.

Ahora que ya sabes esto, es tiempo de pasar a lo siguiente:

Calcula el Costo de Adquisición de tus alumnos

En otras palabras, podemos decir que el costo de adquisición es el resultado que involucra el esfuerzo del equipo de Marketing (puede ser alguna agencia que haga este trabajo) y del equipo de ventas (personas especialmente dedicadas a darles seguimiento a los prospectos a inscripción) a lo largo de todo el embudo de ventas, desde la atracción de los visitantes, la nutrición de los leads hasta el cierre de la inscripción.

Por lo tanto, es importante que para que se pueda calcular el costo, lo mejor es que haya un control sobre todos estos procesos, en especial sobre cuántas nuevas inscripciones eres capaz de generar y qué inversión demanda cada paso y departamento. Mientras más información tengas, más fácil será el cálculo de esta cifra.

Así, el cálculo del CAC para saber cuánto te cuesta cada alumno es una fórmula simple con la que basta dividir la suma de las inversiones para adquirir un nuevo estudiante, por el número de alumnos que se inscribieron en un periodo determinado.

Por ejemplo, si en un semestre, la escuela invirtió $900,000 MXN en las áreas de Marketing y Ventas y logró cerrar 100 inscripciones, el valor de cada alumno, en cuanto a CAC se refiere, es de $9,000 MXN.

La fórmula entonces quedaría así:

Costo de adquisición por inscripción = suma de las inversiones / número de alumnos inscritos

Factores a tomar en cuenta

Ahora bien, aunque la fórmula es sencilla, necesitas tener cuidado en algunos puntos para tener la cifra lo más real posible. Por lo tanto en la suma de inversiones de este cálculo solo debes considerar los gastos que se involucran directamente en las áreas de Marketing y Ventas, descontando por ejemplo, los sueldos del área administrativa.

Así, para tener un cálculo mejor, te recomendamos tener en cuenta solo lo siguiente:

Sueldos de los equipos de Marketing y Ventas

Inversión en publicidad.

Comisiones.

Costo de creación de contenidos.

Software

Participación en eventos o ferias.

Asesoramientos.

Costo por mantenimiento técnico.

Gastos generales.

Por otra parte, en cuanto a los alumnos a tomar en cuenta, también aplican los mismos principios. Solamente considera aquellos que hayas inscrito mediante las inversiones en tus estrategias de marketing digital.

En cuanto al tiempo o periodo a considerar para el cálculo, la periodicidad puede ser trimestral, cuatrimestral, semestral o anual, dependiendo los periodos en los que generas nuevas inscripciones y como sea más coherente para tu escuela o universidad.

Asimismo, ten en cuenta que si apenas vas a invertir en estrategias digitales como el Marketing de Contenidos o la metodología Inbound, será algo normal que al inicio el volumen de los nuevos alumnos no compense la inversión, porque el retorno suele venir a largo plazo y es necesario la implementación de una estrategia exigente. Por lo que el CAC en estos casos puede ser un poco alto.

¿Cómo saber si mi cálculo es favorable?

Ahora que ya sabes calcular cuánto te cuesta cada alumno nuevo, es tiempo de saber si es una cifra alta o baja para después ir hacia la toma de decisiones. En primer lugar, debes saber que cada escuela tiene un promedio diferente del costo por cada estudiante conquistado. Además de que no es posible determinar una cifra general para todos los mercados.

Sin embargo, en este caso, al pertenecer a la industria de la Educación, conviene que el CAC sea menor que el LTV o Lifetime Value, es decir, todo lo que un alumno o padre de familia gastará mientras pague su colegiatura y gastos similares en tu escuela.

Vamos a poner un ejemplo:

Si tus alumnos en promedio pagan $3,500 mensualmente por ocho meses al año y están contigo un periodo de tres años, más la suma de reinscripción de cada año de $2,000, el LTV será de $90,000 MXN. Si tu CAC es de $9,000 como lo vimos en el ejemplo anterior, entonces estás teniendo un beneficio muy alto. Felicidades porque estás teniendo un negocio educativo bastante rentable.

¿Cuándo debo cambiar la estrategia de marketing de mi escuela?

Existen dos posibilidades, la primera es tomando el ejemplo anterior inmediato donde el CAC es mucho más bajo que el LTV. Aquí podrías pensar que todo está bien y puedes seguir así; sin embargo es importante pensar en qué otras acciones puedes invertir para que el número de alumnos inscritos aumente.

Por otra parte, cuando el panorama no es favorable y el costo por adquisición de cada alumno supera el LTV, es momento de cambiar tus estrategias de marketing. Aquí puede ser que sea momento de que hagas la migración del marketing tradicional al digital, o bien que aprendas a hacer marketing digital por tu cuenta o con la ayuda de alguna agencia dedicada al marketing educativo.

Ellos te pueden ayudar, entre otras cosas, a la reducción de costos o bien al enfoque en la generación de más inscripciones. Pero para esto es necesario optimizar las inversiones para mejorar el costo de cada alumno nuevo respecto al LTV.

¿Cómo mejorar el costo de cada alumno nuevo?

Dentro de las acciones para mejorar esta métrica, te recomendamos lo siguiente:

Implementación del Inbound Marketing como metodología a seguir.

Inversión en Marketing de Contenidos para atraer a tus prospectos y nutrirlos por todo el Buyer’s Journey hasta cerrar la inscripción, a través del mejoramiento de tu sitio web, la creación de un blog, landing pages, entre otras cosas.

Unir al equipo de Ventas con el de Marketing (Smarketing) para alcanzar los objetivos de manera conjunta.

Inversión en la automatización de Marketing a través de un CRM.

Establecer nuevos objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y en Tiempo).

Si todas estas acciones las llevas a cabo de manera conjunta, ten por seguro que los números ahora jugarán a tu favor. Por lo general, en las escuelas a veces no se cuenta con el personal adecuado o suficiente para llevar a cabo todas estas tareas.

Es por eso que una agencia de Marketing Digital, enfocada a la industria de la educación, es quien puede ser tu mejor aliado para lograr los objetivos establecidos y alcanzar la mejoría en las finanzas de esta área.

En Kayzen, llevamos más de 5 años ayudando a instituciones educativas a mejorar la cifra de alumnos inscritos y a retener a los que se encuentran estudiando. Cuéntanos qué área deseas mejorar o qué objetivo deseas alcanzar y juntos trabajemos en tus estrategias de marketing digital que traigan los resultados que esperas.