Convierte los leads en alumnos para tu escuela

Desde que comenzaste a incursionar en los medios digitales, ¿cuántas veces has escuchado que los leads que provienen de marketing digital no se han convertido en una sola venta?

Nosotros lo hemos escuchado y en bastantes ocasiones: “estos prospectos no cumplen con el perfil”, “casi no he cerrado inscripciones de lo que nos proporcionan los de Marketing”, “los leads que nos pasa la agencia solo nos hacen perder el tiempo”, sin embargo, en muchas ocasiones simplemente son percepciones, los resultados no se miden.

Por ese tipo de comentarios, muchos han pensado en cancelar las estrategias de marketing digital que han tenido corriendo por algunos meses; otros, simplemente han dado carpetazo al asunto y regresado a invertir en otras alternativas más tradicionales para “facilitar” el trabajo al área de Ventas.

Sin embargo, ante una situación como esta, creemos que vale la pena indagar si realmente los prospectos que provienen de una estrategia inbound , son realmente inútiles o si hay alguna razón por la que se pierdan y no concreten la inscripción.

Ahora vamos a algo más importante:

Cuando un usuario de internet está buscando cierto tipo de información, la primera acción que hará será teclear unas cuantas palabras y después apretar “enter” para comenzar a navegar y encontrar información o alguna oferta.

Es una persona ya sabe lo que quiere, por eso lo busca. Dicho de otra manera, si alguien busca “licenciatura en gastronomía en tres años” es porque quiere estudiar esa carrera durante ese periodo determinado, o si no lo sabe exactamente, tiene en mente el tema, por ejemplo: “cuánto gana un chef recién titulado” o “campo laboral para una asistente educativa”.

En fin, ese usuario escribe unas palabras clave o keywords específicas de la oferta que tú puedes estar ofreciendo, entonces Google le muestra el anuncio de Ads que tienes en circulación gracias a que estás pagando; después esa persona (estudiante o padre de familia) le da clic y lo lleva al Home del sitio web de la escuela, o a alguna landing page que se haya destinado para convertir a los usuarios en leads.

Después esa persona se toma los minutos para llenar algún formulario que le pide información personal como nombre, la carrera de su interés y la manera para contactarlo (generalmente por email o teléfono).

Bien, si un usuario de internet hace todo eso, significa que está buscando información para inscribirse en tu escuela o mínimo para asistir a una plática de introducción; y también quiere decir que hasta este momento, el departamento de Marketing hizo bien su trabajo.

Y es aquí cuando viene la pregunta del millón: ¿por qué no funcionan esos leads o prospectos?, ¿por qué en muchas ocasiones la persona que los atiende dice que son basura y pérdida de tiempo? Continúa leyendo para que tomes los siguientes puntos en cuenta.

La preparación del equipo de ventas

Las áreas de oportunidad pueden comenzar precisamente con la preparación, o incluso, la falta de un equipo dedicado a atender a los prospectos, comúnmente conocido como Lead Manager.

A menudo, las empresas que incursionan en estrategias digitales creen que cualquier persona puede encargarse de los prospectos generados por el Marketing digital, ya sea una agencia externa o un departamento interno:

Asignan esta tarea a la asistente, la recepcionista, el encargado de informes, un profesor, un becario o cualquier secretaria, lo cual es un grave error.

Estas personas, acostumbradas a otras funciones administrativas, pueden no saber cómo manejar prospectos digitales. No son vendedores y se enfrentan a preguntas como: “¿Qué debo decirles?”, “¿Qué hacer si no responden?”, “¿Cuántas veces debo llamar?” o “¿Debo enviar un correo o un mensaje de WhatsApp?”.

La falta de gestión y supervisión en el manejo de los leads a menudo lleva a considerarlos perdidos, especialmente cuando los contactos de Marketing no responden y muchos terminan en el buzón de voz. Sin embargo, es importante entender que no todos los contactos son contestados, especialmente en lugares como México, donde las extorsiones telefónicas son comunes, lo que puede llevar a que entre el 20% y el 30% de las llamadas sean ignoradas.

La buena noticia es que no todo está perdido. La solución comienza con la capacitación adecuada para quienes manejarán los leads. Es esencial explicarles el funcionamiento del sistema de gestión de prospectos (CRM), establecer protocolos, estrategias de persuasión y manejo de objeciones, especialmente en la industria educativa.

En ciertos casos, puede ser más efectivo enviar un mensaje de texto o utilizar una plataforma de mensajes masivos de WhatsApp. Un mensaje típico podría ser: “Hola, soy (nombre) (apellido), la persona a cargo de tu solicitud en la Universidad X. ¿Cuándo sería un buen momento para llamarte?”. Sin embargo, incluso para estos mensajes, es crucial seguir un protocolo específico.

La velocidad del cierre

Los equipos de ventas suelen tener expectativas de inscripción para un cierto porcentaje de estudiantes en un período específico, generalmente alrededor del 40% en tres semanas o un mes.

Sin embargo, los leads generados a través de estrategias digitales pueden cambiar estas cifras debido a diferentes etapas de contacto con los prospectos. El contacto con los prospectos digitales se da en una etapa diferente de la compra, sin una relación previa construida con la institución.

Inicialmente, los números de conversión pueden ser más bajos en comparación con otros canales de generación de prospectos. Esto no hace que los leads sean inservibles; simplemente requieren un enfoque y tiempo diferentes para cerrar la venta. Es probable que estos prospectos requieran un período de tiempo más largo para convertirse, quizás unos meses adicionales.

A pesar del decrecimiento inicial en la tasa de conversión, estos leads muestran interés en la institución y tienen el potencial de superar a los provenientes de estrategias tradicionales en el futuro.

Por lo tanto, es crucial aprender a cuidar de estos prospectos, ya que representan una inversión significativa para la institución en su esfuerzo por generar mayor demanda. Cada lead cuenta.

¿Cómo combatir la resistencia del área de Ventas?

Las personas encargadas de encaminar a los leads hacia la inscripción siempre están ocupadas tratando de alcanzar los objetivos mensuales, trimestrales o semestrales que les han impuesto. Es algo normal y es su trabajo; sin embargo, el estar enfocados en eso, hace que surjan preguntas como: “¿por qué distraerlos para que atiendan a los prospectos de Marketing Digital si no están familiarizados con una metodología?”

Es en estos momentos cuando puede surgir una resistencia al cambio. Es cuando se escucharán argumentos de todo tipo para convencerte de abandonar la estrategia digital y regresar a lo convencional, aquí puede empezar una batalla entre marketing y ventas.

5 Consejos para mejorar la relación entre Marketing y Ventas

Incluso habrá algunos que crean o sientan que su trabajo ya no vale lo mismo que antes y, por lo tanto, están a punto de perderlo porque ahora les cuesta más llegar a la meta y por ello van a desistir. Aunque no sea cierto, harán todo lo posible para convencerte de que el presupuesto de la escuela se está yendo a la basura o que se lo están regalando a la agencia y, por lo tanto, recomendarán invertir ese dinero en aumentar comisiones para ellos, lleguen al objetivo o no, solo por desempeñar funciones administrativas.

Los prospectos quieren estudiar

Antes de tomar cualquier decisión, es crucial comprender que los prospectos generados a través de estrategias de Marketing Digital están interesados en estudiar en tu institución o tienen la intención de inscribir a sus hijos en tus aulas. Si estos prospectos son ignorados, buscarán otras opciones, posiblemente de menor calidad y más costosas.

Por lo tanto, es fundamental que:

Los vendedores sean capaces de distinguir entre los leads generados por medios tradicionales y los provenientes de estrategias digitales.

Deben aprender a cerrar ventas con los prospectos del área de Marketing, lo que puede generarles comisiones y ayudarles a alcanzar sus metas.

En resumen, el vendedor que sepa aprovechar la base de datos generada será el que obtenga más beneficios económicos.

Aunque el proceso puede ser desafiante, es importante recordar que no estás solo. Existen agencias especializadas que pueden proporcionarte una comprensión detallada de los prospectos inbound y cómo atraerlos. Además, pueden ofrecerte asesoramiento sobre la capacitación del equipo de ventas o las personas encargadas de cerrar los leads. Estas agencias pueden guiarte paso a paso para hacer rentable tu estrategia de Marketing Digital.

En Kayzen, hemos colaborado con el sector educativo, ayudándoles a generar más prospectos calificados y a empoderar a los vendedores para generar más inscripciones y ampliar la matrícula de los planteles.