Estrategias de Marketing Digital para retener y atraer alumnos en época de crisis

La actual pandemia por COVID-19 o Coronavirus ha provocado que varias industrias se vean afectadas por el paro total de actividades, o por su seguimiento desde casa. Entre estos sectores se encuentra el educativo. Los alumnos de escuelas de gobierno y privadas no han acudido a las aulas desde el mes pasado, situación que ha desencadenado una ‘época de crisis’, ya que en el caso de las instituciones de paga se complica retener a los alumnos, pagando sus colegiaturas a tiempo y renovando su año o semestre. Asimismo, atraer nuevos prospectos se vuelve una tarea difícil, pero no imposible.   

Es por eso que consideramos apremiante hablarte sobre cómo las estrategias de marketing digital con el enfoque correcto te pueden ayudar a adaptarte a los cambios de las necesidades de tu target. Así, que te invitamos a que continúes leyendo este artículo antes de que tomes cualquier otra decisión con el departamento de marketing de la escuela o la universidad.

¿Cómo retener a tus alumnos actuales? 

A través de la información

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En primer lugar, necesitas proporcionar información clara y oportuna. ¿Qué está pasando en la escuela? Tu sitio web y las redes sociales son los canales en los que deberás poner un comunicado dirigido a la comunidad estudiantil. Aquí deberás explicar cuáles son las acciones que se están tomando ante la contingencia para garantizar que los alumnos continúen estudiando desde casa. Este comunicado deberá actualizarse cada que Presidencia y la Secretaría de Salud den una actualización importante respecto a las fechas de regreso a clases.

Aquí un ejemplo:

Este tipo de acciones lograrán que los padres de familia no den de baja a sus hijos, ni se retrasen en los pagos de reinscripciones y colegiaturas. En otras palabras, deberás mantener la comunicación a través de los distintos medios que le ayuden a los padres de familia y alumnos a ver lo que están haciendo dentro de la escuela, por ejemplo: 

• Comunicados sobre el plan de contingencia ante el COVID-19. 
• Capacitación de los docentes. 
• Videos de los profesores explicando el proceso de las clases en línea y su experiencia. 
• Testimoniales de los alumnos sobre lo que han aprendido en la escuela y con sus profesores. 
• Mostrar los reconocimientos que tiene y recibe la escuela. 
• Mostrar las actividades que se hacen para ayudar a los demás, por ejemplo ante esta situación algunas escuelas se han dado a la tarea de recolectar material médico para donar en los hospitales. 
• Y más. 

Brindar atención a los alumnos actuales y futuros

Para esto, siempre será ideal contar con teléfonos, WhatsApp y correos electrónicos funcionales para resolver las dudas de nuevos alumnos, estudiantes actuales y padres de familia respecto a temas como:

• Pagos de inscripción, reinscripción, colegiaturas, becas y facilidades de pago ante la contingencia.
• Clases en línea, tareas, trabajos, materiales, boletas, certificados, etc.  
• Entrega de documentación para nuevo ingreso y reinscripciones. 
• Suspensión del servicio social y prácticas.

Como podrás observar en la siguiente gráfica, las actividades en línea más destacadas de los usuarios en México son el acceso a redes sociales, enviar/recibir mensajes instantáneos  y enviar/recibir emails, estos son los medios en los que deberás responderle a tus alumnos. 

Es indispensable que profesores, personal administrativo y personal de atención o difusión estén bien capacitados para saber qué responder en el área correspondiente ante las dudas de la comunidad estudiantil y de los padres de familia.

Continuidad de las clases con plataformas online, comunicación con profesores y un calendario escolar

Por otra parte, asegúrate de que los profesores lleven a cabo un plan de evaluación como si estuvieran dando clases presenciales, elaborando materiales de trabajo, videos prácticos, tareas teóricas, prácticas a los alumnos, etc. Confirma que los profesores les entreguen a sus alumnos los horarios de sus clases en línea, junto con los planes de evaluación de cada materia. 

También, comparte materiales de apoyo aparte de las tareas para que los alumnos puedan: 

• Concentrarse estudiando desde casa. 
• Apoyar su aprendizaje diario. 
• Consultar para realizar sus tareas y trabajos. 
• Distraerse en su tiempo libre.

Apoya a tu comunidad con beneficios en colegiaturas, facilidades y más

En momentos difíciles, es importante mostrarte solidario con aquellos que lo necesitan, particularmente con tu comunidad por eso es indispensable entender qué es lo que necesitan para permanecer en tu institución.

• Pagos diferidos
• Mayor plazo
• Atención personal
• Actividades extracurriculares adicionales
• Mayor tecnología para garantizar el aprendizaje, etc. 

¿Cómo generar nuevos alumnos?

Pregúntate si los esfuerzos que estás haciendo son los correctos: ¿puedes medir cada peso invertido en determinado medio por el número de inscritos generados? Si tu respuesta es no, deberás replantearte tu estrategia de marketing.

¿Dónde invertir para generar un mayor número de alumnos?

Puedes invertir en medios digitales, offline o ambos, dependiendo del comportamiento de tu negocio. Sin embargo, te aseguramos que de acuerdo a la época en la que vivimos actualmente con esta contingencia, la cual aceleró el auge de los procesos en línea, es esencial invertir en los medios digitales. 

A diferencia de los medios tradicionales (televisión, radio, revistas, espectaculares, anuncios en periódicos, etc), en los digitales tienes la certeza absoluta de las personas que se interesan en tu escuela. Incluso, puedes obtener sus datos a través de formularios web. Y para los que son más indecisos que solo visitan y se van, también es posible mostrarles contenidos especiales de acuerdo a tus estrategias de marketing digital. Así puedes convencerlos para dejar su información y acudir a una cita directa en la escuela. 

No dejes de hacer marketing

Cuando es necesario realizar ajustes de presupuesto, una de las primeras áreas que erróneamente resulta afectada es el área de marketing, ya que algunas instituciones educativas piensan en “ahorrar”. Detienen este tipo de inversiones; sin embargo, lo que a veces no consideran es que el objetivo de crecimiento no se detiene. 

Pero, antes de invertir en marketing digital es esencial que conozcas: 

1. A tu buyer persona: la representación semi-ficticia de tu consumidor final o potencial. Es decir, la persona ideal para ti que necesita de tus servicios como empresa educativa. Pueden ser padres de familia o estudiantes. 

Ejemplo de un buyer persona:

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2. Tu competencia: aquellas instituciones que ofrecen servicios parecidos a la tuya.

3. Tener un funnel de ventas con conversiones de cada medio o fuente de los prospectos que se generan.

Aprende a  diferenciar entre el funnel de  ventas y el de marketing

4. Establecer objetivos SMART: se trata de objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo. 

A partir de ahí, podrás desarrollar un plan de Marketing para realizar el seguimiento de cada estrategia, generar data de cada prospecto a través de un CRM y un software de Marketing Automation para asegurar el correcto seguimiento de los prospectos y convertirlos en clientes. 

¿Tu sitio web sólo informa o también convierte?

Otro aspecto que debes considerar es si tu sitio web está dentro de los primeros 10 lugares de búsqueda de Google. Además de contar con información actualizada que será de importancia para tu buyer persona. Sólo así podrás ahorrar en campañas pagadas. 

¿Inversión en medios digitales? Cómo hacer más con menos

Hablando de campañas pagadas, contar con ellas en Facebook, Google e Instagram para generar nuevos alumnos es fundamental; sin embargo, dentro de los indicadores que debes medir están el costo por clic  (CPC), costo por lead y costo por cliente. Adicional a esto, deberás verificar la conversión en cada etapa del funnel y detectar posibles áreas de oportunidad y corregirla. Recuerda que tendrás que medir el retorno de inversión (ROI) de cada campaña con las inscripciones logradas. 

¿Contratar una agencia de marketing digital o realizar estas acciones in-house?

Es importante mencionar que una agencia necesita tener contacto con una persona responsable del área de marketing por parte de la Institución, para dar seguimiento al plan de trabajo y monitorear el logro de objetivos. 

Una agencia de Marketing Digital puede ayudarte a generar alumnos a través de tu sitio web, campañas pagadas, redes sociales, artículos de blog, calificación de prospectos, capacitación del equipo de ventas para alinear la comunicación que se está siguiendo en los medios virtuales con la de los planteles y la atención que se le da a los prospectos. Además de apoyarte en otros temas como la implementación de plataformas de pago en línea, chatbots, plataformas de educación en línea, etc. 

En resumen, una buena agencia de Marketing Digital sabrá cómo guiarte a ti y a tu equipo mediante diferentes estrategias. Esto te garantizará que cumplas con tus resultados de inscritos. 

La agencia de Marketing Digital ideal es aquella que no está enfocada en generar entregables o hacer siempre lo mismo, sino que propone nuevas estrategias para cumplir con los objetivos, generar un retorno de la inversión y mejorar los resultados. Además de que no solo es una aliada estratégica en temas digitales sino que trabaja con ventas y sus indicadores para hacer un seguimiento completo. 

Es común que cuando se cuenta con un departamento de Publicidad in house el personal de ahí no está 100% enfocado en las estrategias de generación y retención de leads, sino en otras actividades. Normalmente las personas que contratas son expertos en un solo tema, por ejemplo publicidad, mercadotecnia o diseño. 

Por otro lado, una agencia de Marketing Digital cuenta con años de experiencia; dedicando todo su tiempo a hacer crecer a empresas especializadas en tu sector. Asimismo, cuenta con personal experto en diferentes tipos de temas como: campañas pagadas de cada red social, ventas, mercadotecnia, SEO, producción de video, diseño, programación, etc. Esto te ayudará a lograr tus objetivos más rápidamente, sin tener que pasar por una curva de aprendizaje tan larga y costosa, una agencia que conoce tu industria sabe qué funciona para ti y cómo realizar ajustes que te permitan seguir creciendo.

Si tienes a tu cargo el área de marketing o publicidad en tu empresa y estás convencido que necesitas un cambio en tus estrategias de marketing digital, en Kayzen nos especializamos en generar nuevos alumnos para Instituciones Educativas de todos los niveles. 

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