¿Marketing y Ventas no se ponen de acuerdo? Conoce SLA

A pesar de que marketing y ventas son áreas que deben trabajar en conjunto para lograr los objetivos de tu escuela, por lo general no es así. De hecho, en muchas ocasiones encontramos que los colegios solamente tienen a una agencia que se encarga de generar ciertos prospectos mensuales, y algunas personas del área de administración se encargan de generar las citas para que en algún momento se genere la inscripción. Esto no tiene que ver nada con el Sales Level Agreement.

¿Por qué? Para empezar, existen dos grandes errores que impiden que tu colegio logre sus objetivos de venta. El primero y más notable es la ausencia de un equipo de ventas. Tu personal administrativo no debe ser el encargado de esta labor, sino un equipo especializado en esta área. En segundo lugar,  esto propicia que no haya un seguimiento correcto de los prospectos para que la inscripción pueda cerrarse.

Si reconoces alguna de estas dos áreas de oportunidad, te invitamos a que continúes leyendo para que al final sepas qué es el SLA y cómo te puede ayudar a unir estas dos áreas, y así lograr tus objetivos como institución educativa. 

¿Qué es Sales Level Agreement o SLA?

En español Sales Level Agreement o SLA significa literalmente Acuerdo de Nivel de Ventas. En específico se trata de un Contrato de Servicio de Ventas y Marketing cuyo contenido se centra en el trabajo y el desempeño del área comercial y marketing. 

Su principal objetivo es incrementar la efectividad de la estrategia de ventas y engranar ambos departamentos de trabajo, ya que deben colaborar en la misma sintonía para alcanzar los objetivos de tu escuela.

A continuación te mostraremos cómo puedes crear este acuerdo para que ambos departamentos puedan estar alineados para mejorar tus resultados en cuanto a alumnos inscritos. Ningún área puede trabajar de manera independiente, todos necesitan de un SLA para una estrategia comercial efectiva.

Crea un SLA entre marketing y ventas

En primer lugar, debes reunirte con el equipo de marketing y el de ventas para generar una lluvia de ideas y ver las problemáticas que existen en el proceso para que los usuarios se conviertan en alumnos de tu escuela. Recibe todas las opiniones pero siempre deja en claro que nadie tiene la razón absoluta por mucha experiencia que tenga en su trabajo. Para saber más sobre el proceso para hacer marketing para escuelas, puedes consultar este artículo.

Define los conceptos y el lenguaje de tu equipo

Después de haber escuchado a los equipos y consolidado las áreas de oportunidad, es momento de pasar a la formación del SLA. Pero antes, será necesario que entre todos acuerden los conceptos que estarán manejando para una mejor comunicación entre departamentos.

• Visitantes: también llamados usuarios, son las personas que llegan a tu sitio web a través de redes sociales, anuncios o por un buen posicionamiento de tu colegio en Google.
• Prospectos o leads: los leads son aquellos usuarios que te dejaron tus datos en algún formulario de una landing page, del sitio web, algún pop up, o desde cualquier lugar (incluidas redes sociales) después de haber hecho clic en algún enlace. No todos los leads están listos para la compra, algunos solo quieren ver tu contenido; sin embargo, tú puedes identificar quiénes comienzan a mostrar interés para tu escuela cuando se hayan suscrito a algún boletín o directamente se hayan puesto en contacto con el colegio.
• MQL o Marketing Qualified Lead: es un prospecto que comienza a visualizarse como un alumno inscrito por parte del área de Marketing. Es un usuario que hasta el momento ha mostrado interés por el contenido de la escuela (blog, redes sociales). Puede enviarse al área de ventas después de hacer el análisis de datos, de perfil y comportamiento adecuado. 
• SQL o Sales Qualified Lead: esta es una oportunidad de venta calificada por el área de ventas. A comparación del MQL, este prospecto o lead está más próximo a comprar. Puede pasar de manera automática a esta etapa dependiendo su comportamiento.
• SAL o Sales Accepted Lead: es un prospecto aceptado por el área de ventas. Se encuentra en la parte más baja del embudo de ventas.
• OPP o Sales Opportunities: son leads que se encuentran en el cierre de la venta y están a un paso de convertirse en tus alumnos.

Después de estudiar estos conceptos con ambos departamentos, establece los términos que utilizarán. Es decir si hablarán de usuarios o visitantes, de leads o prospectos y qué nombre recibirán de acuerdo al tipo de lead que sean.

Lo importante es que todos sepan de qué están hablando y la comunicación sea mejor y más fluida entre equipos para establecer mejor los compromisos de cada área.

Establece Objetivos SMART

Ahora, después de estar todos en sintonía, viene la parte de analizar los resultados que han obtenido en ocasiones anteriores, así como los puntos que necesitan mejorarse  para establecer nuevos objetivos. En esta ocasión nuevamente será necesario escuchar la opinión de cada uno de los integrantes de Marketing y Ventas para establecer objetivos por departamento y por miembro de ser posible.

Un objetivo SMART debe ser específico, medible, alcanzable, realista y el tiempo. Por ejemplo:

• Obtener 500 leads, 300 oportunidades de venta y 50 inscripciones por mes.
• La efectividad del equipo de marketing debe aumentar un 30% en seis meses.
• La efectividad de Ventas deberá aumentar en 10% en tres meses.

Recuerda que para medir la eficacia de tus equipos será necesario enfocarse en los indicadores o KPI ‘s mensualmente para conocer si se está llevando a cabo el SLA. Lo importante al final será que ambos departamentos compartan metas para trabajar en equipo.

Define el discurso de ventas y marketing

Definir los discursos te ayudará a crear una comunicación más clara y enfocada a encontrar el tipo de audiencia que quieres atraer como prospecto a inscripción. Además, este paso te ayudará a filtrar las preguntas que son necesarias para cerrar una venta. Por ejemplo: “¿cuál es el objetivo que quieres lograr con los beneficios que tu colegio brinda?” o “tu cierre para inscripción no está dando resultados, ¿crees que Ventas está haciendo un seguimiento efectivo?”

Todo esto te ayudará a definir en qué momento el prospecto se convierte en un lead calificado por Marketing o Ventas y así no haya pérdida de tiempo ni de personas. 

Pasa los prospectos altamente calificados

Define el momento en que ocurrirá el traspaso. Lo que se pretende es que a la parte de Ventas sólo lleguen esos prospectos calificados, es decir, las llamadas Oportunidades o los SQL´s; sin embargo, pasar estos leads depende en gran medida de las decisiones que tomes con el equipo. Lo importante es que todos estén alineados y sólo pasen los que estén más interesados en inscribirse.

Modifica tu SLA de ser necesario

Siempre que realices un Sales Level Agreement, deberás ponerlo a prueba, hacer reuniones periódicas para saber si está funcionando o si hay cosas que tienes que cambiar. Lo más importante será siempre que sincronices la comunicación de Marketing con Ventas para que los procesos vayan de la mano.

Sales Level Agreement, ejemplo:

Con todo esto, podemos concluir que tu ciclo de marketing  y ventas mejoró de la siguiente manera:

• Marketing envía al equipo de ventas los mejores prospectos.
• Ventas hace su trabajo y los procesa de la mejor manera posible. Genera feedback cualitativo y cuantitativo que marketing tomará en cuenta.
• Ambos equipos analizan y se sientan a discutir los datos obtenidos durante cierta campaña para encontrar hipótesis y mejorar el proceso.
• Los siguientes periodos y campañas aprobarán o desaprobarán las hipótesis para que el sistema pueda ser reformado o cambiado.

Sin el SLA, tu ciclo puede estar siempre condicionado a que Marketing envíe lo que cree que son los mejores prospectos, que la fuerza de Ventas los procese de la forma en que está acostumbrado y que al final reclamen por los leads de mala calidad a Marketing. Quien argumente mejor o tenga más jerarquía dentro de tu empresa educativa propondrá las soluciones sin el análisis de ningún indicador.

Afortunadamente, en Kayzen llevamos años de experiencia trabajando con escuelas y aumentando sus inscripciones aún en momentos de crisis. Si necesitas ayuda o asesoría, nosotros podemos estudiar tu caso y llegar juntos a una solución para trabajar e implementar mejoras en tus procesos para atraer, convertir e inscribir a tus prospectos.