Recomendaciones para hacer Home Office productivo
Muchas empresas han adoptado esta manera de laborar desde antes que el Coronavirus se extendiera por todo el mundo. ¿Por qué? Bueno, existen ventajas que aumentan el nivel de vida laboral de los empleados, reduciendo el estrés y el tiempo de traslado desde el hogar a la oficina, entre otras.
Hasta hace unas semanas, el Home Office solamente era una alternativa para los “freelancers” y como una especie de prestación para personas que trabajan en ciertos sectores; sin embargo, hay ocasiones en que se vuelve una necesidad. Un ejemplo es la situación que vivimos actualmente. Los factores pueden variar, puede que en otro momento las oficinas tengan que ser remodeladas o haya una “mudanza empresarial” y el equipo tenga que permanecer en casa hasta que todo se normalice de nuevo.
Es por eso que en esta ocasión te compartiremos algunas recomendaciones para hacer del Home Office una actividad beneficiosa, ya que según las estadísticas, trabajar remotamente aumenta un 28% la productividad. Continúa leyendo este artículo para que puedas aplicarlas con tu equipo de trabajo y por supuesto contigo mismo.
Ventajas y desventajas de hacer Home Office
Entre los beneficios que brinda el Home Office están los siguientes:
- Ahorro: esta es una ventaja que se puede aplicar tanto para los insumos de la oficina, como para los empleados y sus gastos en cualquier tipo de transporte.
- Flexibilidad: en lugar de horarios solamente se establecen proyectos y entregables, por lo que se puede disponer de los horarios de acuerdo a la organización de cada quién. Aunque claro está que este es un factor que se irá adquiriendo con el tiempo y el nivel de organización personal y empresarial.
- Mayor calidad de nivel de vida laboral: debido a que se evitan varios factores como el traslado, horas pico y la congestión vehicular, el nivel de estrés reduce. Además, cada miembro del equipo tiene más tiempo para hacer otras actividades como cocinar y ejercitarse.
Por otra parte, estos puntos son los que tienen que evitar:
- Procrastinación: si bien este es un término que no existe en español, es un hecho que postergar las actividades importantes por otras que no tienen la misma relevancia es algo que todos llegan a hacer alguna vez. Sin embargo, es posible estructurar algún horario en el que la productividad y la concentración de cada miembro sea mayor.
- Distracciones: el celular, las redes sociales y en general la convivencia con los de casa, pueden ser factores que contribuyen a la distracción y la pérdida de tiempo.
- Comunicación deficiente: todos los miembros se encuentran a distancia. Esto hace que solo existan ciertos canales de comunicación que en algún momento llegan a fallar.
Consejos para ser más productivo
A continuación te presentamos algunos tips para combatir las desventajas que acabamos de mencionar y hacer del Home Office un modelo de trabajo que no sólo se quede como una prestación sino como una alternativa para todos.
Establecer un horario
Esto se recomienda cuando apenas iniciarás una jornada de trabajo en casa. Establecer una hora de “entrada” y otra de “salida” te ayudará a terminar en tiempo y forma los entregables que habías establecido y la comunicación con el equipo será más precisa. Comienza temprano para que tu tiempo de oficina no consuma todo el día.
Tener un espacio de trabajo
Esta recomendación se refiere a destinar un lugar de toda la casa que sea exclusivo para trabajar. Las recámaras y la cocina no pueden ser candidatos a este puesto debido a que son lugares en los que puede haber demasiados factores que contribuyan a la distracción además de que a la larga no será lo más cómodo.
Acudir a todas las reuniones
Es bueno organizar reuniones diarias o semanales con el equipo para revisar los pendientes. Trata de que todo tu equipo siempre asista para mantener la comunicación y el cumplimiento de las tareas.
Evitar distractores como el celular y las redes sociales
Facebook, Instagram, Whatsapp y en general todas las redes sociales son un distractor en horas de trabajo. Si responder un mensaje representa una “tentación” para perder la concentración, lo mejor será poner el dispositivo en silencio y dejar las llamadas y respuestas de dichos mensajes para después.
En cuanto al computadora, si vas a escuchar música trata de hacerlo a través de una plataforma donde no haya videos.
Para whatsapp lo más recomendado es usar su modalidad en la web para no perder de vista los mensajes del grupo de la oficina.
Monitorear tu nivel de productividad
No todos somos productivos en la mañana. Tampoco todos lo somos por las noches y en general, todos tenemos ciertas horas en las que tenemos más inspiración. Monitorea estos factores para que, en un futuro puedas llegar a la flexibilidad que sólo el Home Office ofrece.
Planificar
Desde una noche antes, planifica todo tu día; sin embargo, para los pendientes del trabajo, aprovecha la primera hora del día para revisar qué es lo que harás para ese día. Existen plataformas que te pueden ayudar con esa organización. Las mencionaremos al final de este artículo.
Mantenerse comunicado con los de casa
No te encierres. La comunicación con los demás siempre será buena y necesaria. Platicar con ellos en ciertos momentos también ayudará a que se den cuenta que tienes tu horario de oficina dentro de casa.
Escuchar la música adecuada
La música es un elemento que está comprobado que puede ayudar a la concentración. Trata de escuchar aquella con la que te sientas mejor mientras trabajas y recomiéndala con los miembros de tu equipo de trabajo.
Tomar descansos
Siempre será bueno tomar un descanso de 5 minutos entre cada actividad que finalices. Realizar esta práctica ayuda a permanecer motivado durante todo el horario laboral.
Usar el equipo y mobiliario adecuado
Tener un escritorio en buenas condiciones, una computadora rápida y una silla cómoda será también un factor clave para todos. Asegúrate que todos los miembros y tú cuenten con ello.
Comunicación con todo tu equipo
Las reuniones matutinas semanales o diarias no bastan. Existen aspectos que tendrás que revisar personalmente con cada área o con cada miembro. Puedes hacer llamadas, videollamadas o mandar mensajes de texto y correos electrónicos para permanecer en constante comunicación.
Preparar tus alimentos con anticipación
Una noche antes o durante el fin de semana son los momentos ideales para realizar esta tarea que posiblemente en tus horarios laborales pueda fungir como un distractor o incluso como un generador de accidentes. Haz lo mismo con tus otras actividades como ejercitarte o ir al supermercado por tu despensa.
Añadir elementos que aporten a tu organización personal
Tener un pizarrón o un lugar donde poner tus post-its siempre será de gran ayuda para plasmar tus pendientes más urgentes y para desarrollar tus ideas. No estaría mal que cada miembro del equipo tenga uno en casa.
Tener una planta ayuda al estado de ánimo
Esto podría parecer algo subjetivo; sin embargo las plantas son más que simples decoraciones bonitas. Los estudios demuestran que estar cerca de las plantas es bueno para la salud : filtran el aire y su presencia es terapéutica. Las plantas se iluminan y añaden color a los espacios interiores. Además, ayudan a manejar mejor el estrés y a reenfocar la energía. Y por si fuera poco, los psicólogos han descubierto que llevar algo de flora a un espacio de trabajo puede aumentar la productividad hasta en un 15 por ciento.
Salir de casa
Por el momento, esta no puede ser una recomendación que aplique. Pero cuando la contingencia pase, será bueno que acudas a otros lugares para realizar Home Office. Puede ser alguna cafetería o restaurante que tenga señal de WiFi donde puedas laborar. El ruido de la plática de las personas alude al ambiente que se vive en las oficinas por lo que esto ayudará a mantenerse concentrado.
Herramientas de comunicación para hacer Home Office
Ahora que ya tienes presentes las recomendaciones para mejorar el trabajo en casa, no está demás mencionarte algunas herramientas que pueden mejorar tu organización y la de toda la empresa.
- Gestiona los proyectos con TRELLO. Organiza tareas, crea nuevos objetivos y manda información a todo el equipo a través de tarjetas donde puedes incluir imágenes, videos, archivos, fechas de entrega, entre otros.
- Facilita la comunicación con SLACK. Crea canales para un tema específico, y sustituye las conversaciones laborales para que quede registrada cada interacción.
- Apóyate en la nube con GOOGLE DRIVE. Almacena, comparte y accede a la información desde cualquier parte.
Cada una de estas plataformas te ayudará a cumplir con los objetivos de tu empresa mientras todos trabajan desde casa.
Hacer Home Office hoy en día es una necesidad. Las generaciones van pasando y las actuales se sienten mejor trabajando de manera remota y teniendo la flexibilidad para realizar otras actividades. Considéralo para esta etapa que estamos viviendo y para tus proyectos a futuro en caso de que tengas que contratar personal externo que sólo sea freelancer.
Si quieres saber de este tema y otros te invitamos a ponerte en contacto con nosotros para tener un mejor desarrollo de tus estrategias de marketing digital aún trabajando de manera remota.
